Начинаем работать в Google Docs: создаем, открываем, сохраняем документ
Мы уже писали о том, как и зачем пользоваться этим сервисом, о его преимуществах и недостатках. А теперь, раз уж вы все-таки решились его использовать, мы расскажем вам об основах работы с ним.
Как начать работу с Google Docs?
Чтобы начать использовать сервис, вам нужно завести аккаунт в Gmail. Сразу после регистрации вы сможете использовать сервис.
Как создать документ в Гугл Докс? В меню Gmail нужно зайти в список последних документов. Там есть кнопка Создать (крестик в кружке), которую и нужно нажать.
На экране откроется документ, весьма похожи по внешнему виду (да и по функционалы, чего уж греха таить) на MS Word. Теперь вы можете спокойно работать с текстом.
Есть еще один способ открытия документа. Для этого перейдите в меню Gmail и нажмите Диск – этот инструмент создается автоматически при создании аккаунта на этом сервисе. Далее на пустом месте нажмите правой клавишей мыши и создайте документ. Система сразу перенаправит вас на созданный документ.
Как открыть Docs Google?
Открыть Гугл Документ, с которым вы уже ранее работали тоже довольно просто. Для этого достаточно зайти в аккаунт и открыть диск.
Но есть еще один способ открытия уже готовых документов — с компа вордовский файл можно загрузить в облако гугла. Для этого нужно открыть новый документ, зайти в верхнем левом углу в меню Файл и нажать Открыть. Там указываете путь документа, который хотите открыть в гугле и работаете с ним.
Если доковский файл на компьютере содержит многочисленные диаграммы, графики и таблицы, то в ходе преображения в гугл доке информация может «поплыть».
Как сохранить документ в Google Docs?
Как только вы создали документ и поработали с ним, нужно выполнить самое главное: сохранить google-документ.
В ворде (если вы не меняли настройки) документ нужно автоматически сохранять, чтобы не потерять введенную информацию.
А вот самый приятный факт сервиса google в том, что Гугл Докс может сохранить документ автоматически. То есть вам не нужно постоянно держать в голове, что информация может быть потеряна – сервис сделал это за вас и постоянно обновляет документ, сохраняя его.
У сохраненного документа можно поменять название. Для этого щелкните в верхнем левом углу по названию «Новый документ» и введите свое название. Возможно вас заинтересует образец оформления пояснительной записки.
Ну а если вам нужно оформить документ в нужном виде, вы можете скачать его в любой момент на свой компьютер (кстати, при скачивании можете указать любой удобный формат) или е отдать нашим специалистам. Они помогут как надо оформить или вовсе – сделают всю работу за вас.
- Контрольная работа от 1 дня / от 120 р. Узнать стоимость
- Дипломная работа от 7 дней / от 9540 р. Узнать стоимость
- Курсовая работа от 5 дней / от 2160 р. Узнать стоимость
- Реферат от 1 дня / от 840 р. Узнать стоимость
Наталья – контент-маркетолог и блогер, но все это не мешает ей оставаться адекватным человеком. Верит во все цвета радуги и не верит в теорию всемирного заговора. Увлекается «нейрохиромантией» и тайно мечтает воссоздать дома Александрийскую библиотеку.
Руководство по Google Docs
Это бесплатный облачный сервис от компании Google, который позволяет работать с документами, таблицами, презентациями и т.д. Такой функционал делает его прямым конкурентом MS Office. При этом по возможностям Google Docs не уступает продукту Microsoft, а в некоторых моментах даже превосходит его. В данной статье мы разберем, как пользоваться основными функциями «Гугл Документов».
Как начать работать в Google Docs
Чтобы начать работу, вам будет нужен Gmail аккаунт. Он позволит вам пользоваться всеми сервисами Google, от YouTube до Google Drive. Зарегистрироваться вы можете, пройдя по ссылке. После того, как зарегистрируетесь, можете переходить к работе с документами, пройдя по данной ссылке.
Создать новый документ можно кликнув на «Создать пустой файл».
После этого вы попадёте на страницу, которая визуально сильно похожа на документ в MS Word. Здесь вы сможете работать с текстовыми документами.
Создать Google документ можно и через Гугл диск. Когда вы находитесь в папках вашего диска, вы можете нажать ПКМ и создать Документ.
После этого документ создастся автоматически, и вы попадете в рабочее поле. Если хотите продолжить работу с уже созданными ранее файлами, просто кликните по ним.
Так же, Google Docs позволяет работать и с документами, которые созданы на десктопных версиях MS Word. Просто откройте меню «Файл», кликните на «Открыть» и загрузите необходимый текстовый файл с вашего компьютера, выбрав путь или просто перетащив его.
Сохранение документов
После создания документа он будет автоматически сохранен на ваш Google Диск. Вы можете легко переименовать ваш документ, кликнув по его названию.
Приятной особенностью для вас будет то, что в Google Документах больше не нужно сохранять файлы. Они будут автоматически сохраняться после ввода каждого символа. Это значит если у вас отключат электричество или зависнет компьютер, вся ваша работа сохранится.
Файлы, которые находятся на Google Диске, можно переносить из папки в папку путем перетягивания, что напоминает работу в графическом интерфейсе операционной системы Windows.
Если хотите работать с документами на вашем компьютере локально, а не в «облаке», вы можете скачать документ на компьютер и работать с ним с помощью MS Word или других программных продуктов MS Office.
Работа с текстом и настройка стилей в Google Docs
Функционал Google Документов очень похож на привычный всем MS Word, поэтому вы без труда адаптируетесь к нему.
Давайте разберем основные элементы панели инструментов по порядку.
Отменить. Функция позволяет отменить предыдущее действие.
Повторить. Позволяет повторить ваше последнее действие.
Печать. Мгновенно отправит документ на печать.
Проверка грамматики и орфографии. Сделает ваши тексты более грамотными.
Копировать форматирование. Позволяет перенести форматирование с одного текста на другое. Сильно ускоряет процесс форматирования документов.
Масштаб. Вы можете уменьшить или увеличить документ.
Стили. Очень удобно использовать для выделения заголовков в тексте.
Шрифт. Можно выбрать как стандартные шрифты, так и добавить сторонние.
Эффекты шрифтов. Полужирный, курсив и подчеркнутый. Также можно выбрать цвет текста и его фона.
Вставить ссылку. С помощью этой кнопки можно вставить ссылку в текст.
Добавить комментарий. Данная функция очень полезна при коллективной работе над документом, о которой мы расскажем далее. С помощью «Добавить комментарий» вы можете оставлять пометки к тексту и их увидят другие пользователи.
Далее идут 4 вида выравнивания текста. По левому краю, по центру, по правому краю и по ширине.
Межстрочный интервал позволяет изменить расстояние между строками.
Нумерованный список с выпадающем меню. С помощью данной функции можно упорядочить список пунктов и задать в нем иерархию.
Маркированный список. Позволяет создать список с различными маркерами (стрелки, кружки, квадраты и тд.).
Уменьшить и увеличить отступ. Изменяет расстояние от колонки текста до края листа.
Очистить форматирование. Снимает все настройки с выбранного текста.
Способы ввода. Тут вы можете переключиться между экранными клавиатурами.
Все функции, описанные выше, позволяют с легкостью форматировать текст, но форматирование вручную очередного текста занимает много времени. В таком случае на помощь придут «Стили». Однажды настроив форматирование определенным образом вы сможете применить его ко всем последующим документам.
Чтобы создать из текущего форматирования «Стиль», который можно будет применять, выделите отформатированный текст и в выпадающем меню стилей выберете «Стиль», который хотите модифицировать. Теперь, когда вы примените его к выделенному фрагменту текста, данное форматирование применится к фрагменту автоматически.
Восстановление документов
Все изменения документов Google Docs сохраняются, и вы сможете вернуться к любому этапу. Это позволит вам больше не беспокоится за сохранность ваших шедевров. Для того, чтобы открыть историю изменений документа зайдите в «Файл» — «История версий» — «Смотреть историю версий».
Настройка доступа и совместная работа
Облачный сервис Google Docs позволяет сильно упросить коллективную работу над документами. Теперь не нужно «перебрасываться» с коллегами копиями, версиями и так далее. Нужно всего лишь отправить им ссылку на ваш файл с определенными правами доступа, и все будут работать в одном документе одновременно и видеть изменения в режиме онлайн.
Для того чтобы сделать доступ по ссылке для вашего документа нужно нажать «Настройки доступа» и скопировать ссылку.
Вы можете выбрать определённый тип доступа для пользователей: «читатель», «комментатор» и «редактор». Также вы можете настроить совместный доступ к документу для определённых пользователей. Для этого нужно ввести их gmail адреса в поле.
Встроенные сервисы
В Google Docs есть сервисы, которые облегчат работу с текстами. Их можно найти в меню «Инструменты».
Грамматика и орфография
Данная функция похожа на проверку орфографии в MS Word. Система подчеркивает слова с ошибками и предлагает замену. Очень удобно обрабатывать текст, который набран на большой скорости, на которой от мелких опечаток не спастись.
Статистика
Инструмент, который будет полезен копирайтерам. Можно посмотреть сколько слов, символов, абзацев и страниц содержит текст.
Подключаем дополнительные шрифты в Google Docs
Работа над любыми текстами начинается с шрифта. В выпадающем меню на панели инструментов вы можете найти самые популярные шрифты. Конечно, для большинства пользователей этого набора хватит для полноценной работы с документами, но в Google Docs есть возможность использовать и дополнительные шрифты. Для этого нужно в выпадающем меню шрифта выбрать пункт «Другие шрифты».
Откроется окно выбора шрифта. В левой части окна вы сможете выбрать те шрифты, которые хотите использовать как дополнительные к уже имеющимся на панели инструментов. Они появятся в выпадающем меню настроек шрифта на панели инструментов.
Набор шаблонов в Google Документах
Google подготовил для пользователей несколько шаблонов для более быстрого форматирования текстов и документов. Конечно, шаблоны не закрывают потребности всех тематик и ниш. Но в случае, если нужно быстро создать и отформатировать документ, наличие шаблонов существенно упрощает эту задачу.
В вашем распоряжении шаблоны нескольких тематик. Резюме, письма, личное, работа и образование. В каждой из этих тем есть несколько макетов для создания документов.
Полезные плагины для Google Docs
Если вам не хватает стандартного функционала Google Docs, тогда вам могут пригодится плагины, которые добавят в приложение новые функции и изменят интерфейс. Существуют плагины как для браузера, так и для самого сервиса. Браузерные плагины для Google Chrome вы можете скачать в официальном магазине расширений Google по ссылке.
Плагинов много и все они, без сомнения, упрощают работу и приносят новый функционал. Мы остановимся на популярных и, по нашему мнению, самых полезных.
Расширение Google Docs offlineсохраняет документы на компьютер, что позволит вам работать с ними без доступа к интернету. Все изменения сохраняются, а при появлении сети они загрузятся в облако.
Редактирование файлов Office поможет вам работать с файлами, которые созданы в MS Word. Данное расширение более точно переводит форматирование Word’а в форматирование документов Google Docs.
Встроенные в Google Документы дополнения вы можете подключить, выбрав пункт «Дополнения» на панели инструментов.
После этого откроется маркетплейс дополнений. Здесь вы найдете приложения на любой вкус: от конструкторов формул до генераторов красивых графиков для расчетов. Выберете нужное вам дополнение и оно будет доступно на всех устройствах, где есть ваш gmail аккаунт.
Горячие клавиши
Если вы много работаете в Google Docs, то приходит осознание того, что использование горячих клавиш сильно ускоряет работу с текстами. Со временем вы станете использовать горячие клавиши автоматически, не отвлекаясь от текста. В Google Документах порядка 140 горячих клавиш полный список которых вы можете посмотреть в официальной справке продуктов Google Docs по ссылке.
Google Docs и интернет-маркетинг
Мы в MWI плотно работаем с Google Docs и считаем его лучшим инструментом для коллективной работы с таблицами, текстами и презентациями. Давайте более подробно остановимся на тех моментах, которые важны интернет-маркетологам. С помощью Google Документов можно выполнять все те же задачи, что и с помощью Microsoft Office. Можно формировать отчеты для клиентов в Google Таблицах, работать с текстами одновременно с редакторами, можно быстро создавать презентации или развернуть CRM-систему на базе Google Таблиц.
Также в Google Docs есть редактор изображений, который может «забрать на себя» некоторые простые задачи при работе с графикой. Например, чтобы сделать простенький мем для социальных сетей теперь не нужно искать онлайн редактор или загружать тяжелый фотошоп — его можно создать, не выходя из Google Docs.
Работа интернет-маркетолога (как и многие профессии в наше время) тесно связана с компьютерами и интернетом. При использовании сервисов от Google вы будете надежно защищены от проблем с компьютером. Больше никаких «комп завис», «сгорел жесткий диск с проектами» и тд. Все ваши данные будут в безопасности на Google Drive и вам не придется еще раз проделывать уже завершенную работу. Удобно, не правда ли?
Благодаря «облачности» Google Документов теперь вы избавлены от постоянного перекидывания файлами с клиентами и путаницы в версиях. Теперь нужно лишь дать партнерам доступ к файлам, и они будут видеть все изменения документов в реальном времени, а также смогут оставлять к текстам комментарии и вносить правки.
Google Docs не нужно устанавливать. Забудьте про дистрибутивы, флешки и так далее. Для того, чтобы пользоваться сервисами Google, нужен только доступ в интернет и браузер.
Популярные вопросы и ответы на них
Как в Google Документах настроить отображение непечатных символов как MS Word?
Такая функция изначально не предусмотрена в Google Docs, но вы можете установить дополнение под названием «Show» и непечатные символы появятся.
Можно ли работать в Google Docs с помощью офлайн режима в браузере «Opera»?
К сожалению, для браузера Opera такая функция не доступна.
Как поставить в тексте короткое тире?
Знак «короткое тире» можно поставить с помощью сочетания клавиш Alt+0150
Как сделать «обтекание» текстом?
Когда мы говорили о том, что Google Документы — это почти то же самое, что и MS Office, имели ввиду как раз некоторые различия. В частности, отсутствие обтекания как раз одно из них. Вы можете сделать обтекание текстом с помощью таблицы с прозрачными границами. Объедения ячейки и помещая в них текст и изображения вы сможете добиться эффекта «обтекания».
Вывод. Плюсы и минусы Google Docs
Мы разобрали все важные функции Google Документов, которые пригодятся как интернет-маркетологу, так любому, кто работает с таблицами, текстами и презентациями. В качестве вывода обратим внимание на плюсы и минусы работы в Google Docs.
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
«Документы» – бесплатный веб-сервис от Google, не уступающий MS Word. Читайте и сохраняйте наше руководство – такой концентрации лайфхаков для работы в Google Docs нет больше нигде.
Плюсы и минусы Google Docs
Сравнивать будем с главным конкурентом – MS Word.
- Сервис бесплатный. Конечно, Word можно «спиратить», и он тоже станет бесплатным. Но в коммерческих организациях этим заниматься нельзя – попадете на серьезный штраф.
- Все хранится в облаке. Если компьютер сломался или завис, информация останется целой. MS Word тоже может работать с облачным хранилищем, но Google использует его по умолчанию – вам не придется заморачиваться с выгрузкой.
- Простой обмен файлами. Отправили ссылку – человек получил документ. Сэкономите кучу времени вам, коллегам и клиентам.
- Инструменты для коллективной работы. Над одним файлом может работать несколько человек одновременно. При использовании Word это сделать сложнее, но тоже возможно.
- Удобная история изменений. Удалили что-то важное, а потом написали еще 2 страницы текста? Нажимать Ctrl + Z тысячу раз вам не потребуется.
- Голосовой ввод. Устали глаза? Хочется поработать на диване? Просто надиктуйте текст искусственному интеллекту Google. Он довольно хорошо понимает русскую речь, а главное – постоянно обучается.
- Кроссплатформенность. Google Docs работает на любом устройстве с любой операционной системой, в которой есть привычный веб-браузер.
- Все изменения сохраняются автоматически. Забудьте про Ctrl+S. Вы вводите символ – сервис сохраняет изменения. Если компьютер выключится, вы не потеряете ни единого слова.
- Работает медленнее. Особенно с объемными текстами при низкой скорости интернета. Там, где Word «летает», Google Docs может спотыкаться.
- Зависит от аккаунта. Все документы хранятся на облаке, которое привязано к вашей учетной записи. Лишитесь доступа – лишитесь всего.
- Зависит от разработчика. Если «Роскомнадзор» решит заблокировать Google, что будет с вашей работой? Впрочем, проблема решается резервными копиями в docx-формате.
- Зависит от интернета. Без доступа к сети вы сможете открыть только файлы, заранее сохраненные оффлайн. Но редактировать их будет можно: изменения подтянутся к онлайн-версии, когда вы подключитесь к интернету.
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров
Начало работы в Google Docs
Для начала вам нужен аккаунт Gmail. Если еще не зарегистрировались, сделайте это. Сразу после регистрации вы сможете пользоваться GooGle Docs. Для этого перейдите по ссылке.
Вы попадете в главное меню сервиса. Здесь находится список последних документов, с которыми вы работали, и кнопка «Создать». Нажмите на нее.
Нажмите на знак + (пустой файл)
После этого вы попадете на страницу, визуально напоминающую MS Word, и сможете приступить к работе с текстом.
Интерфейс Google Docs напоминает MS Word
Другой способ начать работу – через Google Диск. Он создается автоматически, как только вы регистрируетесь в Gmail. Зайдите в сервис и нажмите кнопку «Создать»:
Создаем пустой документ или используем шаблон:
Создание файла через Google Диск
Если вы уже создавали какие-то файлы, просто откройте их, чтобы продолжить работу.
Чтобы вернуться в главное меню, щелкните по логотипу Google Docs в верхнем левом углу.
Возврат в главное меню Google Docs
Как открыть docx-файл
В Google Docs можно работать с документами, созданными в Microsoft Word, без ограничений. Для этого нужно зайти в меню «Файл» и нажать «Открыть».
Выберите пункт «Загрузка» и укажите путь к документу на компьютере.
Как сохранить документ в Google Docs
Как только вы создаете документ, он автоматически сохраняется на Google Диске. Чтобы переименовать файл, кликните по названию в левом верхнем углу и впишите новый текст.
По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог вашего Google Диска. Вы можете поместить их в любое другое место. Для этого кликните на значок «Переместить объект». Создавайте папки и размещайте в них свои проекты.
Папки в Google Docs
Вы также можете перемещать объекты в самом Google Диске. Просто перетягивайте их в нужные папки, как будто работаете с Проводником Windows.
Работа с Google Docs напоминает работу с Проводником Windows
Если вам нужно сохранить файл не в облаке, а на компьютере, просто скачайте его. Откройте меню «Файл», «Скачать» и выберите нужный формат.
Скачиваем файл в удобном формате
Работа с текстом в Google Docs
Панель инструментов
Здесь находится большинство инструментов, нужных для работы с текстом.
Панель инструментов Google Docs
- Отменить–Повторить. Отменяет последнее действие или совершает его еще раз.
- Печать. Отправляет документ на печать.
- Проверка грамматики и орфографии. Запускает проверку по всему тексту и предлагает внести изменения.
- Копировать форматирование. Выделите текст и нажмите на эту кнопку, чтобы сохранить параметры форматирования (шрифт, цвет, размер, выравнивание). Теперь выделите другой текст, чтобы применить параметры к нему.
- Масштаб. Увеличивает страницу, не изменяя размеров листа и шрифта – это просто для вашего удобства.
- Стили. Шаблоны для оформления текста, между которыми можно быстро переключаться. Удобно для создания заголовков и форматирования скопированного из внешних источников текста.
Заголовки в Google Docs
- Шрифт и размер. По умолчанию шрифтов немного, но в библиотеке Google Docs бесплатно доступны десятки шрифтов. Рассказали, как их установить, в статье «13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз».
- Эффекты и цвет. Жирный, курсив, подчеркивание. Здесь же выбирается цвет текста и маркерного выделения.
- Вставить ссылку. Создает гиперссылки в документе.
- Комментарий. Добавляет заметки и напоминания на полях.
- Вставить изображение. Позволяет добавить в документ картинку с компьютера, из интернета по ссылке или из Google Фото. Также здесь можно сделать фотографию с камеры устройства и сразу добавить ее в документ.
- Выравнивание. Текст можно «прижать» к левому или правому краю листа, разместить по центру или сделать все строчки одинаковыми по ширине.
Выравнивание текста в Google Docs
- Межстрочный интервал. Задает расстояние между строками текста.
- Списки. Контрольный список создает список задач с чек-боксами, в которых можно ставить галочки. Далее идут нумерованные и маркированные списки.
- Отступ. Расстояние от края листа до текста.
- Очистить форматирование. Удаляет все эффекты с текста.
- Способы ввода. Вызывает различные экранные клавиатуры.
Если на экране не хватает места для всех инструментов, часть из них скрывается за иконкой с тремя точками (кнопка «Развернуть»).
Работа с изображениями
Вы можете вставлять в текст изображения, если они нужны. Просто скопируйте картинку в документ или «перетащите» ее с сайта.
Пример вставленной картинки
Другой способ – инструмент «Изображение» в меню «Вставка».
Вставка изображения через меню
Здесь вы можете сделать снимок с веб-камеры, указать ссылку на картинку, загрузить файл с компьютера или даже использовать поиск Google.
После загрузки изображения вы можете задать его размеры, повернуть и настроить обтекание текстом. Изображение можно копировать, переставлять, превращать в гиперссылку, выравнивать по любому краю листа или по центру.
В контекстном меню есть раздел «Настройки изображения». Здесь можно изменить прозрачность, яркость, контрастность и цветопередачу картинки.
В Google Docs можно обрезать картинки, убирая ненужные части изображения. Для этого в контекстном меню выберите пункт «Обрезать изображение» и с помощью рамок укажите область, которую нужно оставить.
Двойной щелчок по картинке тоже вызывает рамку для обрезки.
Как работать в «Фотошоп»: полное руководство для начинающих
Работа со списками
Списки создаются с помощью кнопок «Маркированный список» и «Нумерованный список» на панели инструментов. Вы можете переключаться между ними в любой момент.
Списки в Google Docs
Новый пункт списка создается с помощью клавиши Enter. Если нужно написать что-то с новой строки, не создавая новый пункт, используйте Ctrl+Enter. А двойное нажатие на Enter, если вы находитесь во вложенном списке, создаст пункт на уровень выше.
Стрелочки возле кнопок позволяют выбрать внешний вид маркеров (арабские или римские цифры, точки или галочки и т.д.).
Стили оформления списков
Уже созданные маркеры можно менять, если выделить их, а затем кликнуть правой кнопкой мыши. Вы можете назначить уникальный маркер для каждого пункта в списке.
Можно сделать уникальный маркер для каждого пункта
В нумерованном списке вы можете сбросить счетчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Это делается через контекстное меню.
Начинаем новую нумерацию
Чтобы создать многоуровневый список, используйте кнопки «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Просто выделите нужные пункты и сдвигайте их влево-вправо.
Создание многоуровневого списка
Работа с таблицами
В меню есть вкладка «Таблица». Откройте ее и выберите пункт «Вставить таблицу». На появившейся сетке задайте количество столбцов и строк (максимум 20х20). Это ограничение действует только в момент создания таблицы. Позднее можно будет добавить еще строки и столбцы.
Теперь вы можете заполнять ячейки текстом и изображениями.
Если нужно создать еще строку или столбец, кликните правой кнопкой мыши по таблице и в контекстном меню выберите «Вставить».
Добавляем строки и столбцы
Вы можете создать новую строку выше или ниже выбранной ячейки, а новый столбец – правее или левее текущего.
Аналогичным способом удаляются ненужные элементы.
Удаляем строки и столбцы
Вы можете объединять несколько ячеек в одну. Для этого выделите их, вызовите контекстное меню в нажмите «Объединить ячейки». Отменяется действие тоже через меню.
Чтобы изменить размеры строки или столбца, наведите курсор на линию и перетащите ее в нужную сторону.
Если вы щелкните по ячейке, на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать ее более наглядной.
- Цвет фона закрашивает выбранные ячейки.
- Цвет границ задает цвет линий вокруг выбранных ячеек.
- Ширина границ меняет толщину (жирность) линий. Если выбрать 0 пт, границы вокруг ячеек станут невидимыми.
- Стиль меняет вид границ (прямая, пунктир, точки).
Вот так выглядят элементы форматирования таблицы:
Если выделить одну или несколько ячеек, в правом верхнем углу появится значок-стрелка. Он вызывает меню, в котором можно выделить определенные линии, а не все подряд.
Выделяем определенные линии
Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы.
Заходим в свойства таблицы
Здесь задается выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры линий-границ.
Окно свойств таблицы
Если выделить всю таблицу и нажать Del, вы удалите только содержимое ячеек. Избавиться от самой таблицы можно командой «Удалить таблицу» в контекстном меню.
Работа с диаграммами
Вы можете создавать в документе графики и диаграммы с помощью инструмента «Диаграмма», который находится во вкладке «Вставка».
На выбор дается 4 вида диаграмм:
- линейчатая;
- столбчатая;
- круговая;
- график.
Нажмите на «Из таблиц»
В Google Docs диаграммы обрабатываются с помощью внешнего приложения (тоже бесплатного), которое называется «Таблицы». Поэтому вместе с графиком сразу же создается отдельный файл – исходный документ для Google Таблиц. В него вы и будете вносить данные для таблицы.
Выделите созданный объект и нажмите «Открыть исходный документ» в верхнем правом углу.
Выделите созданный объект и нажмите «Открыть исходный документ» в верхнем правом углу
В самой таблице вы можете изменить названия строк и столбцов, добавить новые параметры и изменить значения существующих. Просто кликайте по ячейке в таблице и выписывайте нужные данные.
Заполняем необходимые данные
Внешний вид диаграммы изменяется через контекстное меню.
Изменяем внешний вид диаграммы
- Область диаграммы. Здесь задаем шрифт текста, цвет заливки и прозрачность.
- Название. Редактируем название, которое написано над графиком.
- Легенда. Внешний вид и расположение легенды.
Изменяем внешний вид легенды
- Ось. Названия и подписи осей, изменения размера области, на которой нарисован график.
- Серии. Внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных.
Изменяем внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных в Google Docs
- Стиль диаграммы. Меняет стиль. Вместо линейной можно сделать круговую, например.
- Изменить диаграмму. Еще больше параметров для настройки внешнего вида и алгоритма расчета диаграммы доступны в специальном редакторе. У него большие возможности.
Окно редактора диаграмм позволяет сделать тонкие настройки параметров (кнопка «Изменить диаграмму»)
Когда закончите настраивать диаграмму в «Таблицах», возвращайтесь в Google Docs и нажмите кнопку «Обновить», которая появится на графике.
Нажмите кнопку «Обновить»
Если нажмете кнопку «Удалить ссылку», диаграмма потеряет связь с данными и превратится в обычный рисунок.
Превращаем таблицу в обычный рисунок
Гораздо проще сначала создать диаграмму в Google Таблицах, а потом импортировать ее в документ. Для этого откройте раздел «Вставка», «Диаграмма» и нажмите «Из таблиц». Выберите таблицу и созданную в ней диаграмму, чтобы вставить ее в текст.
Выберите необходимую таблицу
Работа с рисунками
Рисунки – инструмент, с помощью которого можно создавать наглядные схемы и поясняющие майнд-карты, добавлять надписи и стрелки к изображениям. Это небольшой графический редактор внутри Google Docs.
Чтобы создать новый объект, откройте закладку «Вставка» и выберите пункт «Рисунок».
Нажмите пункт «Рисунок» и затем кнопку «Новый»
В открывшемся окне можно рисовать фигуры, писать текст и добавлять изображения.
Окно создания рисунка
- Выбрать. Позволяет выделить объекты, чтобы их перемещать, редактировать и удалять.
- Линия. Рисует прямые и кривые линии, стрелки и разделители.
Инструмент создания линий
Если выделить уже нарисованную линию, можно изменить ее толщину, цвет, стиль (сплошная, пунктир), добавить метки на концах (например, стрелки).
Созданные линии можно редактировать
- Фигура. Рисует геометрические фигуры, стрелки, выноски и математические символы. Заготовок очень много:
Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле, в котором можно что-нибудь написать.
Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле
- Текстовое поле. Создает область, в которой можно писать текст. Параметры текста задаются во вкладке «Дополнительно».
- Изображение. Загружает в редактор картинку. Можно использовать изображения c компьютера или Google Диска, сделать снимок с веб-камеры, указать URL или воспользоваться поиском.
- Действия. Вкладка с полезными инструментами: группировка, выравнивание, поворот, сохранение.
Здесь же есть инструмент WorAart, который создает текст с заливкой и контурами.
Кстати, в Google Docs установлен шрифт Impact. Знаете, что это значит? Правильно, здесь можно создавать мемы в пару кликов, чтобы оживить скучный контент. Загрузили картинку, добавили WordArt текст, сохранили. Очень удобно.
Добавляем текст к изображению
Если вы хотите сохранить рисунок на локальном диске, откройте «Действия», нажмите «Скачать» и выберите нужный формат.
Сохраняем рисунок в другом формате
Если рисунок нужен в самом документе, кликните по кнопке «Сохранить и закрыть» в правом верхнем углу.
Сохраняем рисунок в документе
Чтобы отредактировать уже созданный рисунок, выделите его и нажмите «Изменить».
Работа с формулами
Нет, это не те формулы, которые сами все считают. Это просто база символов, которые используют для написания математических формул.
Откройте раздел «Вставка» и выберите пункт «Формула».
Все, можно начинать писать.
Кликайте на нужный символ, и он появится в тексте
Некоторые символы просто вставляются в текст. В другие (например, квадратный корень или предел) нужно что-то вписывать. Ничего сложного.
Как отсканировать документы телефоном — 8 способов
Настройка стилей в Google Документах
Есть четкие требования к оформлению документов? Например, размер основного текста – 14 пунктов, шрифт Times New Roman. Заголовки – 18 пунктов, полужирные, тем же шрифтом.
Чтобы каждый раз не настраивать куски текста вручную, создайте стили текста: Google Docs будет по умолчанию применять оформление ко всем новым документам. Для этого выберите нужный стиль (например, заголовок) на панели инструментов и напишите что-нибудь.
Выбираем нужный стиль
Выделите текст и задайте нужные параметры. Укажите шрифт, размер, цвет, задайте междустрочный интервал, добавьте эффекты.
Задаем новые параметры
Не снимая выделение с текста, откройте список стилей и наведите курсор на нужный уровень заголовка. Появится стрелка, открывающая дополнительное меню.
Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».
Изменяем стиль нажав кнопку Обновить заголовок в соответствии с выбранным фрагментом
Теперь все заголовки в документе будут создаваться с указанными параметрами.
Если вы хотите, чтобы правило распространялось и на другие файлы, откройте список стилей. Выберите раздел «Настройки» и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».
Сохраняем как стили по умолчанию
Когда вы создадите новый документ, в нем уже будут доступны настроенные вами стили.
История изменений в Google Docs
Представьте ситуацию: вы неделю писали крутейший лонгрид, а затем удалили его часть. Потом добавили еще немного и вдруг решили, что прошлый вариант был все же лучше. Расстроились и пытаетесь вспомнить, что же там было? Зря.
Откройте меню «Файл» и нажмите «История версий».
В правом нижнем углу есть кнопка «Смотреть историю версий». Нажмите на нее.
Теперь нажмите на значок перевернутого треугольника:
Откроется огромная история версий документа. Вы можете выбрать любой этап и посмотреть, чем он отличается от текущего текста. Отсюда можно скопировать удаленные фрагменты или просто откатиться к нужной версии:
Можно восстановить любую версию
Полезные сервисы в Google Документах
Есть несколько полезных сервисов, которые могут облегчить вашу работу в Google Docs. Они запускаются во вкладке «Инструменты» в меню.
Статистика
Очень полезный инструмент для копирайтеров. Показывает краткую сводку данных о тексте: сколько написано страниц, слов, символов.
Статистика в Google Docs
Вызывается с помощью кнопки «Статистика» во вкладке «Инструменты» или сочетанием клавиш Ctrl+Shift+C.
Проверка правописания
Мало чем отличается от той, которая есть в MS Word. Вы запускаете проверку, система показывает все слова, которых нет в словаре, и предлагает варианты исправления.
Замена в Google Docs
Cловарный запас Google наверняка не содержит некоторых частоупотребляемых вами слов. Старайтесь постепенно добавлять в словарь термины, которых система не знает, и в итоге через пару месяцев получите идеальный проверки, настроенный под вас.
Автозамена
Открывается кнопкой «Настройки» во вкладке «Инструменты»:
Этот инструмент позволяет настроить замену одних символов и слов на другие.
Пример прост. На клавиатуре нет тире. Дефис есть, подчеркивание есть, а тире нет. Конечно, можно его ставить через Alt+0150Ю но это не очень удобно. Проще задать комбинацию символов (например 2 дефиса), которая будет автоматически заменяться на нужное тире.
Работать с инструментом просто. В левое поле пишете исходные символы, в правое – конечные.
Здесь же можно разрешить или запретить заменять прямые кавычки парными: стандартных для России «елочек» Google почему-то не знает. Но эта беда решается банальной автозаменой: “ и ” меняются на « и ».
Голосовой ввод
Сказочно удобный инструмент. Позволяет наконец-то дать глазам отдохнуть. Конечно, большие тексты с кучей сложных слов вы не надиктуете, но что-то простенькое – легко.
Робот хорошо распознает русскую речь и понимает команды «запятая», «точка», «новая строка», «абзац», «восклицательный знак», «вопросительный знак».
Запускается кнопкой «Голосовой ввод» в разделе «Инструменты» или комбинацией Ctrl+Shift+S.
Запускаем голосовой ввод
Когда значок с микрофоном красный, идет запись. Чтобы поставить на паузу, кликните по нему.
Включение и выключение голосового ввода
Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
Эти вещи вряд ли пригодятся копирайтерам, но будут очень полезны при работе с рефератами, дипломами, технической документацией и книгами (почему бы и не написать книгу в Google Docs?).
Все функции доступны во вкладке «Вставка» в меню
- Номер страницы. Google дает 4 варианта размещения колонтитула на выбор:
- внизу;
- вверху;
- внизу, без первой страницы;
- вверху, без первой страницы.
По умолчанию номер находится в правом углу колонтитула, но вы можете переместить его куда угодно.
Номер страницы можно перенести куда угодно
- Сноска. Выделите слово и в разделе «Вставка» выберите пункт «Сноска» (либо нажмите Ctrl+Shift+F). В предложенном месте внизу страницы напишите комментарий.
Сноска в Google Docs
Чтобы убрать сноску, нужно удалять ее номер, а не поле внизу страницы.
- Колонтитул. Добавляет область (сверху или снизу), общую для всех страниц документа. Здесь можно указать информацию об авторе, самом документе, разместить ссылку и т.д. Сюда же помещается номер страницы, если вы его создали.
Редактируем нижний колонтитул
- Оглавление. Создает список всех заголовков в тексте. Каждый из них – гиперссылка, которая переносит читателя в нужное место.
Создаем интерактивное оглавление
21 бесплатный плагин для Google Документов, Таблиц и Презентаций
Как подключить новые шрифты в Google Docs
По неведомым причинам Google не разрешает подключать новые шрифты русскоязычным пользователям. Не всегда, но такое случается. Откройте список шрифтов. Там, где у всех людей находится кнопка «Другие шрифты», у вас может не быть ничего (если ваш язык по умолчанию не русский).
Набор шрифтов сильно ограничен
Но это не страшно: ограничение легко обойти. В меню «Файл» откройте вкладку «Язык» и выберите English. Не бойтесь, язык интерфейса не поменяется.
Теперь снова откройте список шрифтов – их станет больше раз в 5. И нужная кнопка «Другие шрифты» тоже появится. Нажмите на нее.
Нажимаем на эту кнопку
Отметьте нужные шрифты и нажмите «Ок», чтобы добавить их в ваш список.
Отмечаем нужные шрифты
Работать будут только те шрифты, что установлены на вашем компьютере.
И не переусердствуйте: лишние шрифты не нужны
Если вы захотите использовать проверку правописания, не забудьте переключить язык документа обратно на русский.
Настройки доступа в Google Документах
Небольшой пример, знакомый многим копирайтерам. Вы написали текст, отправили его клиенту. Он почитал и захотел что-то поменять. Набросал в конце документа список правок – выслал вам обратно. Вы переделали, и несчастный файл полетел через почту или Skype в третий раз. А ведь таких «перебрасываний» может быть не 2-3, а десятки. Это же жуть, как неудобно!
Собственно, именно в этом заключается главная фишка Google Docs. Каждый ваш документ – это отдельная страничка на сайте. Вам достаточно просто 1 раз отправить ссылку, и человек в любой момент сможет зайти и посмотреть, как продвигаются дела, написать комментарии или принять участие в работе.
При этом вы можете работать над файлом одновременно. Вы даже будете видеть, что делает коллега или клиент прямо сейчас.
Не беспокойтесь насчет конфиденциальности. Без вашего разрешения никто не сможет найти документ и прочитать его. Вы сами настраиваете уровни доступа для каждого человека. По умолчанию документ виден и доступен только создателю.
Доступ по ссылке
Самый простой способ показать кому-то свой Google документ – отправить ему ссылку. Для этого кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.
Заходим в настройки доступа
Нажмите «Включить доступ по ссылке».
Включаем доступ по ссылке
Теперь вы можете выбрать один из 3 уровней доступа для пользователей, которые перешли по ссылке:
- Читатель. Документ можно только смотреть.
- Комментатор. Пользователи смогут оставить комментарии на полях или посоветовать правки, но самостоятельно менять содержание документа не смогут.
- Редактор. Каждый перешедший по ссылке может делать с документом что угодно.
Будьте осторожны с настройками совместного доступа
Теперь вы сможете скопировать ссылку и отправить ее кому угодно или разместить на сайте. Люди могут передавать эту ссылку по цепочке. Фактически, таким образом вы выкладываете документ в свободный доступ.
Удалить документ можете только вы. Даже если недоброжелатель сотрет все содержимое, вы всегда сможете восстановить текст через историю изменений.
Доступ определенным пользователям
Если вы хотите, чтобы вашу работу мог увидеть не кто попало, а только определенные люди, выдайте им личный доступ.
Вы можете отправить приглашение пользователям по почте и предоставить им один из 3 уровней доступа. Инвайтинг работает только с людьми, у которых есть учетная запись Gmail. Иначе говоря, вы можете дать индивидуальный доступ только человеку, у которого есть почтовый ящик в зоне @gmail.com.
Нажмите на кнопку «Настройки доступа» справа вверху. Введите email-адреса или имена (если они есть в вашей адресной книге) и выберите, какие права хотите предоставить этим людям.
Предоставляем доступ через email. Кликните по строке «Добавьте пользователей или группы»
Доступ к папке с файлами
Если вам нужно настроить доступ для группы файлов, а не для одного документа, проще всего делать это через Google Диск. Вам нужно собрать все файлы в папку, а затем настроить доступ для нее.
Выделите папку, вызовите контекстное меню и выберите пункт «Открыть доступ».
Принцип такой же, как и в Google Docs:
Совместная работа над документом
После того, как вы раздали доступы нужным пользователям, они могут приступать к работе. Те, кому разрешено только смотреть, ничего сделать не смогут. Те, кому разрешено редактировать вольны делать что угодно.
Но самая любопытная часть – это комментирование. Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы.
Комментарии
Вы (и другие пользователи) можете писать заметки на полях. Для этого выделите фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите «Оставить комментарий». Или просто щелкните по значку, который появляется справа, как только вы что-то выделяете.
Здесь можно написать свое замечание по поводу фрагмента текста или добавить напоминание.
Так выглядит комментарий
Оставляйте небольшие напоминания, когда работаете самостоятельно – это очень удобно.
Чтобы убрать комментарий, кликните по галочке. Заметка отправится в архив.
Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».
Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.
Посоветовать правки
Очень интересная функция. Позволяет дописывать текст и удалять существующие фрагменты. При этом действие происходит не сразу, а с разрешения владельца.
Чтобы перейти в режим правок, выделите любое слово или предложение и выберите пункт «Предложить правки».
Переходим в режим правок
Теперь вы будете не редактировать текст, а советовать правки коллегам или самому себе, если работаете самостоятельно. Пользователи с уровнем доступа «Комментирование» всегда находятся в этом режиме.
Советы по правкам
На полях будут появляться комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если дадите добро, изменения сразу вступят в силу.
Закладки
Закладка – это ссылка на определенное место в документе. С закладками не надо объяснять коллеге: «посмотри здесь на 12-ой странице раздел с инструкциями, я там кое-что изменил». Вместо этого сразу кидаете ссылку на нужное место.
Чтобы поставить закладку, выделите нужный фрагмент и нажмите «Вставка» → «Закладка».
Слева перед строкой появится голубой флажок. Нажмите на него, а затем на пункт «Ссылка». Теперь можно скопировать ссылку из адресной строки и отправить человеку, которому хотите показать документ. Он кликнет по ней и попадет в эту часть документа.
Интеграция с Google Keep
Google Keep – это сервис для заметок. Там можно оставлять напоминания по работе, хранить картинки или ссылки на важные статьи. Все эти заметки доступны при работе в Google Docs.
Чтобы открыть панель Google Keep, выделите какую-нибудь часть текста или изображение, нажмите правой кнопкой мыши на выделение и в контекстном меню откройте «Сохранить в Google Keep».
Теперь заметки будут перед глазами в правой части экрана
Каждую заметку можно вставить в основной текст. Для этого перетащите ее мышкой в нужное место или нажмите «Добавить в документ».
В пару кликов добавляем в статью картинки и текст
А можно сделать наоборот: создать заметку для Keep из документа. Выделите нужный фрагмент в документе, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Сохранить в блокнот Keep».
Создаем новую заметку из Docs
Это полезно, если надо сохранить для себя иллюстрации или ключевые моменты статьи.
Вспомнить всё: тестируем 6 условно бесплатных планировщиков задач
Плагины для Google Документов
Плагины делают жизнь проще. Они добавляют новые функции и меняют интерфейс. Обязательных и незаменимых дополнений нет, но есть довольно полезные.
Плагины можно поделить на 2 категории: для браузера и для самого сервиса. Первые устанавливаются через Интернет-магазин Google.
Плагины для Google Docs в интернет-магазине
Чтобы установить плагины для самого Google Docs, нужно нажать на эту кнопку:
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
Откроется платформа Google Workspace Marketplace:
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
Найдите в списке нужное и щелкните по нему, чтобы подключить. Оно привяжется к вашему аккаунту и будет работать на всех устройствах. Например, мы установили три дополнения:
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
Галерея шаблонов в Google Docs
В Google Docs есть заготовки документов для разных задач: рецепт, доклад, план совещания. В галерее они разделены по категориям: резюме, письма, личное, работа и образование. Шаблонов не так много, но если нужно быстро набросать формальный документ и не хочется изобретать колесо, удобно взять заготовку со стилями и структурой. Тем более, цвета, шрифты, иллюстрации вы сможете заменить на свои.
Шаблоны в категориях «Работа» и «Образование»
Чтобы выбрать шаблон и создать по нему документ, зайдите на главную страницу Google Docs. Если не видите вверху экрана галерею шаблонов, откройте Главное меню → Настройки и поставьте галочку напротив «Отображать недавние шаблоны на главных экранах», кликните «Ок».
Чтобы открыть всю коллекцию заготовок, нажмите «Галерея шаблонов» в правом верхнем углу.
По клику на шаблоне Google Docs создаст документ со структурой, стилями и демо-текстом
Галерею шаблонов можно открыть из любого файла Google Docs. Откройте меню «Файл», выберите пункт «Создать» → «Из шаблона».
Если вам регулярно нужно создавать документы с одинаковым оформлением и структурой, можете создать свою папку шаблонов и складывать туда копии контент-планов, техзаданий, чек-листов.
Быстрые клавиши в Google Docs
Когда зарабатываешь профессиональным созданием текстов и долгое время пользуешься редактором, быстро осознаешь всю прелесть и пользу быстрых клавиш. Они здорово экономят время. Если делаешь все на автомате, от содержания не отвлекаешься совсем.
Помимо «Ctrl + C» и «Ctrl + V» в Google Docs работает еще 140 быстрых клавиш. Вот десяток полезных сочетаний:
- Ctrl+k – вставить / изменить ссылку;
- Ctrl+f – поиск по документу;
- Ctrl+Alt+с – скопировать форматирование;
- Ctrl+Alt+v – вставить форматирование;
- Ctrl+a – выделить весь документ;
- Ctrl+Alt+цифры 1-6 – стиль заголовка;
- Ctrl+Shift+7 – нумерованный список;
- Ctrl+Shift+8 – маркированный список;
- Ctrl+Alt+m – добавить комментарий;
- Ctrl+Shift+f – скрыть меню.
Посмотреть все быстрые клавиши можно в справке по Google Docs.
Ответы на вопросы по Google Docs
За 2 года под статьей накопилось более 100 комментариев, часть из которых – ваши вопросы. Чтобы вам не пришлось искать ответы, мы решили собрать их здесь.
Нужно, чтобы слева была таблица, а справа от нее текст. Но я не нашла функцию «Обтекание» в настройках таблицы.
Функции обтекание действительно нет. Но можно добавить лишний столбец справа, объединить ячейки и убрать границы.
Возможно ли в «Гугл Документе» включить отображение непечатаемых символов: пробел, перенос каретки и т. д.?
В Google Docs эта функция не предусмотрена по умолчанию, но можно поставить дополнение Show, которое делает непечатаемые символы видимыми.
Как поставить короткое тире в «Гугл Документе»?
Это можно сделать двумя способами:
- Использовать сочетание клавиш Alt + 0150 для Windows или сочетание клавиш option + дефис для Mac OS.
- Поставить типографскую раскладку Бирмана и использовать сочетание: Правый Alt + Shift + клавиша «минус» в верхнем ряду.
Как поставить кавычки-елочки?
Самый простой способ – поставить раскладку Бирмана и использовать сочетания:
- для Windows: открывший – Alt + <, закрывающий Alt + >;
- для Mac OS: открывающий – option + Ж, закрывающий – shift + option + Ж.
Можно ли вставить в гугл-документ видеоплеер, например, трейлер на 2 минуты?
Нет, видео вставляются только в «Google Презентации». Возможный выход – конвертировать видео в gif.
Можно ли в договор, сделанный в Google Docs, вставить акцептор, то есть специальное окно, где можно поставить галочку, обозначая свое согласие с договором?
Это можно сделать через вставку спецсимволов: «Вставка» → «Специальные символы». Чтобы не искать по разделам, введите в строку поиска Ballot Box.
Как просматривать комментарии и отвечать на них с мобильного устройства?
Фрагменты с комментариями подсвечиваются бежевым. Кликните по такому тексту, внизу откроется комментарий. Там же можно ответить на него.
Как сделать заливку текста?
С помощью инструмента «Цвет фона текста» на панели инструментов.
Как сделать, чтобы прямая речь в диалогах не превращалась в список?
Нажимаем пункт меню «Инструменты» → «Настройки. ». В появившемся диалоговом окне убираем галочку напротив пункта «Автоматически распознавать списки», кликаем «ОК».
Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов
Пожалуй, проще ответить на вопрос, чем Google Docs не может быть полезен. В нем можно делать почти все, что и в MS Word: готовить статьи для блога, писать отчеты, составлять списки дел. Можно создать документ-корзину, в который вы будете скидывать все полезное, что нашли в интернете.
Встроенный графический редактор позволяет быстро клепать картинки с надписями: онлайн-редакторы мемов больше не нужны.
При этом вы защищены от типичных проблем в духе: «ой, я забыл сохранить», «завис комп – пропал файл», «умер жесткий диск и все проекты вместе с ним».
Google Docs избавляет вас от необходимости постоянно пересылать коллегам и клиентам кучу файлов. Отправили ссылку или инвайт, и все. Если кому-то непременно нужен docx- или pdf-документ, он сможет скачать его самостоятельно.
К тому же, сервис не требует установки. Все, что вам нужно – браузер и интернет. Вы можете открыть свои файлы на любом компьютере или телефоне, не таская с собой флешку. Главное – придумайте для Gmail-аккаунта пароль понадежнее.
Как пользоваться Google Docs: создание документа, работа с текстом
Google Docs — это бесплатный облачный сервис для работы с текстом. С его помощью вы сможете создавать и редактировать текстовые файлы, делиться ими с коллегами, распечатывать и даже публиковать в сети. У вас всегда будет доступ к созданным файлам — их можно открыть с компьютера, планшета и даже смартфона. Это сервис намного удобнее стандартных текстовых редакторов — MS Word, LibreOffice Writer и т. п.
Меню сервиса с готовыми шаблонами для документов и последними созданными файлами.
Если сравнивать Google Документы с классическим текстовым редактором MS Word, то сервис может похвастаться кучей плюсов. Среди них:
Реклама: 2VtzqvLAaAh
- Бесплатный доступ ко всем инструментам . Чтобы пользоваться Google Docs, не нужно покупать лицензию. Все инструменты сервиса в свободном доступе. Просто зарегистрируйте Google-аккаунт и используйте Документы с любого устройства.
- Облачное хранилище . С Google Документами вы не привязаны к компьютеру. Даже если ноутбук подвиснет и вам придётся перезагрузить технику, все изменения в файле сохранятся. MS Word не может похвастаться таким преимуществом. Если документ завис, вам будет доступна версия последнего сохранения. Тут уж всё зависит от того, когда вы последний раз нажимали комбинацию Ctrl+S.
- Автоматическое сохранение . В Google Документах файлы сохраняются автоматически через определённый интервал времени — практически сразу после того, как вы внесёте в файл изменения. А если вы подключите офлайн-доступ, то документы будут сохраняться даже при потере интернет-соединения.
- Простой обмен файлами . Забудьте о копировании файлов на флешки или передачу документов с помощью электронной почты. Чтобы поделиться с коллегой презентацией или отчётом, просто включите доступ по ссылке. Установите по желанию тип доступа — Редактирование, Только просмотр или Комментирование — в зависимости от вашей цели.
- Коллективная работа с документами . Дайте ссылку с доступом для Редактирования и работайте над текстом вместе со своими коллегами в режиме реального времени.
- Голосовой ввод . Надиктовывайте текст, если устали печатать. Google Документы умеют воспринимать речь. Просто подключите гарнитуру, выберите в инструментах «Голосовой ввод», наговорите текст и отредактируйте его.
- Безграничный доступ ко всем изменениям . Просматривайте любые внесённые изменения прямо из файла с текстом.
- Независимость от платформ . В Google Документах можно работать со смартфона на Android или iOS, с ноутбука на Windows и Mac OS. Устанавливать дополнительный софт не нужно.
Но минусы у облачного сервиса всё же есть. Сервис зависит от интернета. Вы можете редактировать файлы, настроив офлайн-доступ, но не сможете делиться файлами при отсутствии подключения. Скорость подключения к интернету практически не влияет на работу сервиса — даже сидя с телефона вы можете без проблем редактировать файлы в Google Docs.
Есть и ещё один минус — привязка к вашему Google-аккаунту. Если вы потеряете к нему доступ и не сможете восстановить, лишитесь всех файлов в своём облачном хранилище.
Один из готовых шаблонов в Google Документах. Не нужно выдумывать велосипед — просто отредактируйте текст и поделитесь им с коллегами или друзьями.
Сервис Google Docs может заменить MS Word, облегчив работу над текстовыми документами. Изучите это руководство, чтобы быстро освоить новый инструмент. Материал будет полезен копирайтерам, журналистам, контент-менеджерам, писателям, редакторам и всем тем, кому приходится время от времени работать с текстом.
Начало работы в Google Docs
Зарегистрируйте Google-аккаунт , чтобы начать работу в сервисе Google Документы. Если он у вас уже есть, авторизуйтесь и пройдите по этой ссылке .
Вы увидите главное меню сервиса. Можно приступать к работе с документами.
Как создать документ в Google Docs
Чтобы создать новый документ в сервисе, кликните по иконке «Пустой файл» в меню шаблонов.
Откроется новый документ, в котором вы можете набрать текст, вставить изображения, таблицы, диаграммы и многое другое.
Создать новый файл в Google Docs можно и в главном меню Google Диска. Нажмите в левом верхнем углу на кнопку «+ Создать».
Во всплывающем меню кликните по «Google Документы — Создать новый документ». После этого откроется новое окно с файлом, в котором вы сможете набрать текст.
Структуру текста, отступы на страницах, графику — всё это придётся делать вручную. Если вы хотите облегчить себе работу, изучите набор шаблонов в Google Документах и воспользуйтесь одним из них.
Шаблоны
В Google Документах десятки шаблонов, с помощью которых вы быстро создадите документ с нужными настройками. Чтобы ознакомиться со всем списком шаблонов, кликните в главном меню по ссылке «Галерея шаблонов».
В списке вы найдёте шаблоны для резюме, писем, рассылок, брошюр, проектных предложений и многое другое. Чтобы создать документ, просто кликните по понравившемуся шаблону, и он откроется в новой вкладке.
Останется лишь отредактировать текст в документе, сохранить его к себе на компьютер или поделиться ссылкой с коллегами.
Работа с файлами
В Google Документы можно загружать практически любые файлы — например, картинки, таблицы или тексты в формате .docx. Сервис преобразует содержимое за пару секунд.
Как открыть вордовский файл (docx)
Чтобы открыть файл в формате .docx в сервисе, создайте новый документ, кликните в панели инструментов по вкладке «Файл» и нажмите на «Открыть». В открывшемся окне перейдите в раздел «Загрузка», нажмите на кнопку «Выберите файлы на компьютере». Как вариант — просто перетащите нужный файл в область окна.
Сервис преобразует файл в родной формат, и вы сможете отредактировать свой текст.
Сохранение документов
Все файлы в Google Документах сохраняются автоматически в онлайн-режиме. Вы ничего не потеряете, если компьютер зависнет или оборвётся интернет-соединение.
Если у вас часто глючит сеть, настройте офлайн-доступ. Перейдите в настройки Диска , найдите раздел «Офлайн-доступ» и поставьте галочку.
После этого вы сможете редактировать Google Документы, Таблицы и Презентации без подключения к Wi-Fi или мобильной сети.
Как скачать документ
Любой файл, созданный в Google Документах, можно скачать себе на компьютер. Для этого кликните по разделу «Файл» на панели инструментов и выберите в списке «Скачать как». Сервис предложит выбрать один из доступных форматов:
- .docx;
- .odt;
- .rtf;
- .txt;
- .pdf;
- .epub;
- веб-страница — html или .zip.
Кликните по нужному формату в списке, и файл автоматически загрузится в папку «Загрузки» на ваш компьютер.
Чем больше вес файла, тем дольше Google Документы будут преобразовывать и скачивать его.
Как работать в Google Docs
Давайте детальнее разбираться, как работать с текстом в Google Документах.
Настройка стилей
В Google Docs есть такое понятие, как стили. Они визуально оформят текст, сделав его удобным для восприятия.
Чтобы задать для фрагмента текста определённый стиль, выделите этот фрагмент, нажмите по выпадающему меню со стилями на панели инструментов и выберите подходящий стиль, наведя на него курсор и нажав на «Применить стиль».
В Google Docs вы можете устанавливать собственные стили. Чтобы сделать это, выделите текст с нужным стилем, нажмите «Формат — Стили абзацев — Основной текст, Заголовок, Подзаголовок», а затем «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». Стиль изменится только в рамках редактируемого документа.
По такому же принципу вы можете устанавливать и менять стили по умолчанию.
Заголовки
В Google Документах легко структурировать текст, используя заголовки и подзаголовки. Инструменты для форматирования текста вы найдёте на панели инструментов.
Просто выделите фрагмент текста и форматируйте его. А чтобы структура текста всегда была на виду, кликните по разделу «Вид» на панели инструментов и поставьте галочку у «Показать структуру документа».
Структура документа отобразится в левой части интерфейса. В любой момент вы сможете перейти к нужному фрагменту текста, кликнув по подзаголовку.
Картинки
Текст, созданный в Google Документах, можно легко дополнить графикой — изображениями и рисунками. Чтобы вставить их в документ, найдите на панели инструментов раздел «Вставка», наведите на «Изображения» и выберите, откуда вы хотите загрузить графику.
Есть шесть способов:
- загрузить изображение с компьютера;
- найти в интернете;
- добавить с Google Диска;
- загрузить из Google Фото;
- сделать снимок с веб-камеры;
- вставить URL.
После загрузки изображения вы сможете его отредактировать. Чтобы обрезать изображение, кликните по нему сначала левой кнопкой мыши, а затем правой. Выберите в списке «Обрезать» и потяните за одну из сторон рамки.
Изображение можно повернуть вокруг своей оси, скопировать, выровнять, масштабировать.
Все изменения сохранятся автоматически. Отменить их можно комбинацией клавиш Ctrl+Z.
Списки
В текст можно вставить нумерованные и маркированные списки. Для второго вида списков есть несколько вариантов маркёров.
Просто выделите фрагмент текста и выберите на панели инструментов вид списка.
Таблицы
В Google Документах текст можно дополнить таблицей. Нажмите на раздел «Вставка» на панели инструментов, найдите «Таблицы», укажите количество ячеек и столбцов.
Отредактируйте таблицу, кликнув правой кнопкой мыши по любой ячейке.
В «Свойствах таблицы» вы можете изменить ширину столбцов, высоту строк, изменить цвет фона и границ таблицы, выравнивание ячеек и самой таблицы. Сохраните изменения, кликнув по кнопке «Ок».
Проверка правописания
В Google Docs есть встроенный инструмент для проверки правописания. Он расположен в «Инструменты — Проверка правописания».
Этот инструмент можно вызвать комбинацией Ctrl+Alt+X. Сервис отыщет, по его мнению, ошибки в тексте, предложит их заменить, пропустить или добавить в словарь.
В той же вкладке есть «Личный словарь». Добавьте в него часто используемые слова, которые сервис может принять за ошибки.
История изменений
Вы можете посмотреть всю историю изменений документа, кликнув по ссылке на панели инструментов.
Сервис откроет окно, в котором будет информация обо всех изменениях документа.
Кликнув по какой-либо версии, вы узнаете, что именно изменили в тексте.
Совместная работа
В Google Документах можно работать над одним текстом, таблицей или презентацией совместно с другими людьми. Просто поделитесь ссылкой с доступом на редактирование с коллегами и делайте проект вместе. Это несложно.
Как поделиться ссылкой
Чтобы поделиться ссылкой, кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.
Добавьте имена или email людей, которым хотите дать доступ к файлу. Укажите их контакты в поле формы.
Нажмите на иконку с изображением карандаша и установите тип доступа — редактирование, комментирование или просмотр. Нажмите «Готово». Указанным адресатам придёт письмо на почту с уведомлением о доступе к файлу.
Поделиться ссылкой на документ можно и другим способом. Кликните по надписи «Копировать ссылку общего доступа».
Выберите тип доступа, нажмите на кнопку «Копировать ссылку» и кликните по «Готово». Ссылка на файл скопируется в буфер обмена, а вы сможете поделиться ей в письме на email или в социальных сетях.
Ещё один способ предоставить другим людям доступ к Google Документу, кликнуть по разделу «Файл» на панели инструментов и нажать на «Совместный доступ». Откроется такая же форма, в которой вы сможете выбрать тип доступа и скопировать ссылку в буфер обмена.
Совместная работа (комментарии, рекомендации)
Когда вы работаете над документом в сервисе совместно, оставляйте комментарии и рекомендации для других участников. Выделите фрагмент текста, кликните по разделу «Вставка» и выберите «Оставить комментарий». В открывшейся форме напишите комментарий и нажмите на кнопку «Комментировать».
Другие участники увидят, что вы написали, когда откроют документ. По такому же принципу вы можете оставлять в тексте советы другим участникам.
Найдите в верхнем правом углу интерфейса иконку с изображением карандаша и кликните по ней. Во всплывающем меню выберите режим «Советовать».
После этого все ваши действия в документе будут выводиться в виде советов — ранний текст будет перечёркнут, а справа отобразится комментарий с вашими рекомендациями.
Чтобы выйти из этого режима, снова нажмите на иконку выбора режима и переключитесь на «Редактировать».
Дополнения и плагины в Google Документах
Чтобы сделать работу в сервисе Google Документы ещё более удобной, установите дополнения и плагины. Список дополнений можно найти в интерфейсе сервиса — на панели инструментов есть раздел «Дополнения». Кликните по нему, а в выпадающем меню нажмите на «Установить дополнения».
Выберите в списке нужное дополнение и нажмите на кнопку «Бесплатно».
Дополнение запросить доступ к вашему Google-аккаунту. Разрешите ему управлять и просматривать данные в Google Документах, нажав на кнопку «Разрешить». Дополнение установится в сервис через 10–15 секунд.
Для пишущих людей будет полезен следующий список плагинов:
- Главред — помогает вычищать текст от словесного мусора, канцеляритов.
- Translate — кому нужен встроенный переводчик.
- Verity Spell — подсказки по правописанию для тех, кто пишет на английском.
- Doc To Form — помогает быстро создавать опросники по тексту из документа.
- MathType — для тех, кто часто вставляет в текст формулы.
- Styles — огромный список дополнительных стилей.
- Goophy — кому нужна огромная библиотека GIF-анимаций.
- Insert Icons for Docs — для тех, кто часто использует в тексте иконки.
- Doc Tools — для быстрого редактирования шрифта, регистра, цвета и т. д.
- Easy Accents — для тех, кто пишет на французском, немецком, чешском и других языках.
Помимо дополнений, попробуйте установить плагины для браузера. Они доступны для скачивания в интернет-магазине Chrome . Обязательно установите Google Docs offline, чтобы иметь возможность работать в сервисе офлайн и автоматически загружать данные в облачное хранилище при подключении к интернету. Просто найдите плагин в интернет-магазине, кликните по нему и нажмите на кнопку «Установить».
Сервис Google Документы будет полезен копирайтерам, редакторам, интернет-маркетологам, SEO-специалистам. Зарегистрируйтесь, чтобы узнать обо всех преимуществах на собственном опыте.