Как сделать регистрацию на мероприятие

Sorry, you have been blocked

This website is using a security service to protect itself from online attacks. The action you just performed triggered the security solution. There are several actions that could trigger this block including submitting a certain word or phrase, a SQL command or malformed data.

What can I do to resolve this?

You can email the site owner to let them know you were blocked. Please include what you were doing when this page came up and the Cloudflare Ray ID found at the bottom of this page.

Cloudflare Ray ID: 7f09240b98f67804 • Your IP: Click to reveal 178.132.111.46 • Performance & security by Cloudflare

Онлайн-регистрация. Удобный сервис для продвинутых организаторов

Вы часто организовываете деловые мероприятия, встречи и конференции? Вам нужно продать несколько тысяч билетов и провести удобную для Клиентов оплату? В день мероприятия необходимо зарегистрировать несколько сотен человек и у вашей компании просто не хватает руки для осуществления этой процедуры?

Спасибо очень изобретательным, креативным и немного ленивым организаторам, которые не захотели утруждать себя лишней работой, а просто придумали сервис, ставший помощником для множества event-менеджеров, — онлайн-регистрацию.

Онлайн-регистрация — это простой способ помочь аудитории попасть на ваше мероприятие: зарегистрироваться, приобрести билеты через один из множества платежных каналов, обеспечить оперативный вход на мероприятие.

Для организаторов же система онлайн-регистрации — это возможность добавить на свой сайт модули анкетирования, регистрации участников, оформления беджей, осуществить продажу электронных билетов, получить доступ к анализу статистики, не говоря уже о том, что благодаря этой системе можно значительно сократить издержки на бухгалтерское сопровождение и получить реальную помощь от подрядной компании по организации и контролю входа в день события.

На российском рынке в секторе осуществления онлайн-регистрации и всех сопутствующих услуг трудится много компаний, но среди очевидных лидеров Event.ru может выделить всего несколько компаний: TicketForEvent , Мixtum , А5000 .

TicketForEvent

Описание компании:

TicketForEvent — это онлайн-сервис, который оказывает организаторам выставок, конференций, семинаров и других мероприятий услуги автоматизации процесса продажи билетов и дальнейшей работы с аудиторией. Проект был запущен в 2011 году, в настоящее время успешно работает на территории шести стран — Англии, России, Украины, Турции, Аргентины и Мексики. Центральный офис TicketForEvent находится в Лондоне.

На начало 2014 года сервисом воспользовалось около 7 тыс. организаторов. Количество проданных через сервис билетов — более 475 тыс. Занял 6-е место в списке 50 лучших стартапов, по версии издания «Секрет фирмы» (ИД «Коммерсантъ»).

В последнее время TicketForEvent начал сотрудничество с ведущей партнерской сетью по дистрибуции билетов на бизнес-мероприятия. Таким образом, теперь TicketForEvent предлагает своим Клиентам комплекс услуг: регистрацию посетителей, продажу билетов, контроль входа, а также продвижение событий.

Возникает вопрос: почему бы TicketForEvent не продвигать события самостоятельно, как это и делают другие подобные компании? Свое решение о сотрудничестве TicketForEvent аргументирует тем, что традиционная схема продвижения мероприятий среди подписчиков далека от идеала. Обычно, если организатор запрашивает рассылку анонса о событии по базе посетителей, которой у него нет, сервис заимствует подписчиков из баз других организаторов со смежными тематиками мероприятия. Привлекая партнера, у которого есть большая база подписчиков,TicketForEvent гарантирует Клиентам уверенность в том, что их данные останутся в безопасности и не попадут в руки конкурентов.

Александр Кулебякин, генеральный директор TicketForEvent Russia:

«Мероприятие можно и нужно продавать за долгое время до начала мероприятия, используя предварительные продажи (early bird), что легко реализуется с помощью онлайн-регистрации. Это позволит организатору мероприятия понять спрос на мероприятие и получить часть средств задолго до начала события.

Благодаря онлайн-регистрации можно заранее оценить ситуацию и в случае необходимости провести определенные изменения в организационной части: снять зал побольше, нанять трансфер для гостей и так далее. В случае низкого интереса со стороны потенциальной аудитории можно своевременно усилить рекламу или продвижение, которые станут привлекать внимание и стимулировать интерес.

Еще один несомненный плюс онлайн-регистрации — возможность получить данные об аудитории, которая посещает его мероприятия. С помощью динамичной анкеты можно составить вопросы, которые позволят получить портрет целевой аудитории, а значит, более целенаправленно строить рекламную кампанию и продвижение мероприятия в будущем.

На заметку организаторам: такие инструменты, как скидки на ранние продажи и промо-коды, стимулируют эмоциональные покупки».

А5000 Event Solutions

Описание компании:

А5000 Event Solutions — крупнейшая в России компания по электронной регистрации посетителей и участников мероприятий: выставок, форумов, конгрессов, конференций, культурных и спортивных мероприятий.

Регистрация участников мероприятия

Больной вопрос для многих организаторов — как проводить такую процедуру, как регистрация участников мероприятия на входе. Как организовать, сколько волонтеров ставить? То очереди километровые, то каждый второй без билета прошел. Все эти проблемы при заблаговременной и грамотной подготовке решаются просто и даже проблемами зачастую не являются.

Давайте рассмотрим, какие бывают варианты регистрации и пропуска участников на событие

1. Фактически свободный вход — когда участники формально проходят через некую входную группу, но их проверяет только служба безопасности (если мероприятие крупное) и вообще никто не контролирует на небольших ивентах. В таком случае вам будет проблематично отследить, сколько людей реально прошло на ваше мероприятие (системами подсчета людей на входе оснащены далеко не все открытые мероприятия со свободным входом) — разве что посчитать по головам. В итоге может возникнуть недопонимание с партнерами, если вы пообещаете им определенную проходимость, а подтвердить ее ничем не сможете.
2. Проход по билетам через волонтеров — когда на входе стоят члены вашей команды и участники предъявляют им билеты (распечатанные или в электронном виде). Считывателем волонтер проверяет, легально ли куплен этот билет и не является ли он дубликатом того, по которому ранее уже кто-то прошел. Поэтому, купив билеты на концерт, не надо спешить хвалиться этим в социальных сетях и выкладывать их в открытый доступ. Всякое бывает.
3. Получение бейджа из заранее напечатанных. На основании данных из своей базы по оплатам билетов организаторы печатают бейджи или подписывают их вручную. На стойке регистрации участник называет свою фамилию, по ней в стопках находят его бейдж, и на основании этого он проходит на мероприятие. Здесь возможна и проблема: человек с хорошим зрением, не купивший билет, может посмотреть на лежащие на столе волонтеров бейджи, назвать чужую фамилию, пройти на мероприятие и раствориться. Как его найти потом среди, допустим, тысячи человек?
4. Печать бейджа на месте в обмен на предъявление документа, удостоверяющего личность. Волонтер сверяется со списками, загруженными в компьютер на стойке регистрации, и, найдя нужную фамилию, печатает бейдж. Но как быть, если человек не взял с собой документ, удостоверяющий личность (такое бывает регулярно, даже если вы предупреждаете о необходимости наличия документа)?
5. Зачастую бейдж выдают и без документа, просто ориентируясь на озвученную фамилию — тогда есть риск, что кто-то, зная, что вы собираетесь на это событие (из тех же соцсетей, из комментариев в группе мероприятия), придет раньше вас, представится вашим именем и пройдет.
6. Самостоятельная регистрация — сервис, где участник прикладывает штрихкод к считывателю или вводит цифровой код из билета и получает бейдж, распечатанный волонтером или автоматически. Также эта система хороша при зонировании , где обладатели разных категорий билетов имеют возможность доступа в разные залы.
7. Регистрация через приложение — участник скачивает специально созданное для мероприятия приложение и после покупки билета проходит в нем регистрацию. На мероприятии через него он может распечатать бейдж.

Последние два варианта существенно дороже в реализации, чем остальные, и подходят в основном для крупных мероприятий или ивентов с достаточным бюджетом. В чем плюс: организатор может получить детализированную статистику (если считыватели стоят на входе в каждый зал, то после мероприятия вы сможете узнать точное количество посетителей той или иной зоны и, при наличии подробной анкеты при регистрации, их характеристики).

Что еще стоит продумать, чтобы регистрация участников на ваше событие была максимально дружелюбной и удобной?

Напишите скрипт для встречающих гостей волонтеров, раздайте его им заранее, а не озвучивайте, когда первые гости уже приходят. Скрипт такого плана: «Добрый день, рады видеть вас! На этой стойке регистрация участников с фамилиями от А до М. Можно ваш билет? Спасибо! Вот ваш бейдж и пакет участника . За этой дверью налево гардероб, на втором этаже накрыт кофе-брейк, там можно выпить кофе и пообщаться с теми, кто уже пришел. Начало докладов ровно в 10 часов, подробное расписание — в вашем блокноте. Если будут вопросы, обращайтесь к нам. Хорошего дня!» И обязательно улыбка. Вам показалось, что это очень долго? Совсем нет.

Во-первых, этот текст проговаривается в процессе поиска и выдачи бейджа. Во-вторых, его слышат сразу 2–4 человека, а то и больше, пока 2–3 волонтера ищут их бейджи, или пока они их распечатывают, или пока участники получают бейджи на автоматической стойке. В-третьих, такой разговор располагает людей к общению, улучшает им настроение.

Если собралась очередь, по возможности усиливаете команду волонтеров. Хотя уже изначально она должна быть достаточной. По нашему опыту, спокойно и без очередей через две стойки регистрации можно пропустить 450 человек за 40 минут при наличии на каждой стойке 4–5 волонтеров (3–4 общаются с гостями, ищут и выдают бейджи и пакеты, один на подхвате — может принести новые пакеты, помочь кому-то из участников решить возникшие вопросы).

Обязательно на каждом мероприятии должен быть отдельный человек, который справляется с ситуациями из серии:

• участника нет в списке;
• он есть в списке, но нет его бейджа;
• фамилия гостя или партнера не была своевременно добавлена в списки;
• заявляли одного сотрудника от компании, пришел другой, билет на другое имя, бейдж, следовательно, тоже;
• прибыл участник от юрлица, оплата от которого на дату проведения мероприятия не пришла;
• человек хочет купить билет на месте.

Стоит посадить неподалеку за стол волонтера, который будет решать все эти проблемы, искать оплаты в базе, вручную менять имена участников в списках, допечатывать на месте бейджи с новыми именами. По всем нетипичным вопросам участников со стоек регистрации стоит сразу отправлять к нему, чтобы не создавать очередь и сумятицу в рядах тех, у кого с регистрацией все в порядке.

Регистрация участников на мероприятие от А до Я

Сбербанк, Ростелеком, Росатом, Билайн и сотни других компаний заказывают организацию регистрации своих мероприятий именно у нас. Почему?

1. Благодаря большому опыту и отлаженным процессам подготовки мы легко настраиваем и изменяем разработанные нами стандартные решения под ваши потребности и специфику мероприятия, которое вы организуете.

2. Сервис онлайн регистрации участников (разработка формы, модерация участников, рассылка приглашений) — один из лучших на рынке: мы максимально автоматизировали работу, вариант ошибки сведён к нулю.

3. Благодаря отличной работе онлайн регистрации на самом мероприятии (во время офлайн регистрации), не бывает ошибок, типа «я зарегистрировался, но меня нет в базе и меня не пускают».

Кроме того, наши сотрудники наизусть знают текст приветствия гостей, ответы на типичные вопросы, чётко ориентируются на площадке, помнят расписание, прекрасно выглядят и заметны благодаря форме и бейджам. Для регистрации участников мероприятия мы готовим нужное количество бейджей с отдельно напечатанными запасными бланками, программы, а также достаточное количество ручек, блокнотов и других материалов. Зона регистрации чётко выделена и хорошо заметна. Кроме того, мы заботимся о том, чтобы навигация по площадке была максимально удобной, и повсюду были расставлены подсказки, указатели и схемы.

Ещё несколько важных моментов:

1. Мы настроили сервис онлайн платежей — теперь билеты можно заказать и оплатить через нас. Что это даёт организаторам мероприятия? Всё просто: мы создаём единую базу гостей события, поэтому процент ошибки при модерации участников сводится к минимуму.

2. На площадке присутствует исполнительный менеджер, который умеет находить выход из любых непредвиденных ситуаций. А также мы организуем отдельный стол для решения проблем и нестандартных ситуаций, куда можно обратиться, не создавая очереди.

3. Если ожидается большое число посетителей (например, при регистрации на спортивные мероприятия), мы выделяем отдельную зону выхода. Также отдельные зоны входа часто делаются для VIP-гостей.

Если регистрация гостей мероприятия подготовлена со знанием дела, не будет никаких очередей на входе, неразберихи с подарочными пакетами и раздаточным материалом, нервного персонала и недоумевающих посетителей. Иными словами, ничего, что может испортить впечатление.