Эдо что это в бухгалтерии

Эдо что это в бухгалтерии

ПО ЗАКОНУ

7 МИН

Как устроен электронный документооборот

Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный документооборот.

Зачем нужна система ЭДО

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:

1

Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

2

Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.

3

Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

Что нужно для оформления ЭЦП

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• ОГРНИП.

• паспорт, СНИЛС представителя и доверенность от юрлица;
• ИНН;
• ОГРН.

Годовой сертификат ЭЦП обычно стоит от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от сферы применения подписи, вида USB-накопителя и стоимости лицензии для работы на специальном ПО.

Вместе с квалифицированным сертификатом центр должен выдать руководство по безопасному использованию электронной подписи. Подробнее о видах электронной подписи и способах получить её читайте в этой статье.

ЭДО для начинающих

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку и освободить сотрудников от рутинных задач.

• Что такое ЭДО простыми словами
• Основные понятия для начинающих
• Кто может пользоваться ЭДО
• Преимущества ЭДО
• Требования к рабочему месту для ЭДО
• Где пройти обучение по работе с ЭДО
• Как перейти на ЭДО
• Виды документов для ЭДО
• Возможна ли интеграция системы ЭДО с учетной системой
• Вопрос-ответ

Попробуйте ЭДО

Оцените все возможности электронных документов с Диадоком

Что такое ЭДО простыми словами

ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Компании передают друг другу файлы в системе электронного документооборота, например в Контур.Диадоке. Процесс похож на отправку письма по электронной почте.

1. Пользователь создает документ или загружает в систему с компьютера.
2. Подписывает его и отправляет адресату.
3. Второй пользователь получает документ за несколько секунд.
4. Подписывает его.
5. Статус файла в системе обновляется.
6. У каждой организации остается документ с подписями обеих сторон.

Документ от контрагента получен и ожидает подписи

Основные понятия для начинающих

Что такое электронный документ

Это такой же документ, как и бумажный, только в виде файла на компьютере или в сервисе. Его отличает то, что он заверяется электронной подписью, которая придает ему юридическую значимость. Файл без подписи не считается электронным документом.

Что нужно знать об обмене электронными документами

В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

• Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами.
• Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.
• Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
• Госорганы — ведомства, которые выдают аккредитации и контролируют работу операторов.

Участники ЭДО передают друг другу документы, заверенные электронной подписью. Получить подпись им помогает удостоверяющий центр. Обмен происходит в системе ЭДО, которую обслуживает оператор. Работу оператора контролируют ФНС и Минцифры.

Кому нужны электронные документы

Электронными документами активно пользуются компании и индивидуальные предприниматели, чтобы организовать безбумажный документооборот. ЭДО особенно актуален для организаций с большим объемом внутренней и внешней документации. Он позволяет им сократить расходы на печать и доставку и сэкономить время на получение подписи второй стороны.

Как работает электронная подпись

Электронная подпись заменяет собственноручную и придает документам юридическую силу. С помощью подписи можно завизировать файлы любых форматов: PDF, JPG, DOC, XLSX и прочих.

Сама электронная подпись — это файл, который формируется криптографической программой. Каждый раз, когда пользователь подписывает документ, создается новый файл. Это гарантирует безопасность использования подписи.

В Диадоке есть визуализация электронной подписи — синий штамп. Он содержит информацию о том, что документ был передан через оператора СКБ Контур, а также о том, кто и каким сертификатом электронной подписи его заверил.

Синий штамп на печатной форме в Диадоке

Поможем быстро получить электронную подпись и начать работать в Диадоке

Где взять электронную подпись

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Это один из крупнейших центров в России, который выпускает больше сотни тысяч новых сертификатов в месяц и аккредитован Минцифры. Список документов, которые понадобятся, чтобы получить подпись, можно найти на сайте УЦ.

Сертификат электронной подписи будет подготовлен в течение двух дней. Пользователю останется выпустить и установить его. При установке можно будет выбрать съемный носитель или реестр компьютера. Работать на нескольких компьютерах удобнее с носителем, на одном — с реестром.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый защищенный тип подписи, который используют для работы с ЭДО. Она подтверждает, что документ был создан конкретным человеком, а после подписания в него не вносились изменения. Дополнительную безопасность ей обеспечивает ФСБ, которая сертифицирует программное обеспечение. КЭП может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр.

Квалифицированная электронная подпись автоматически придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной, без дополнительных соглашений.

Простая и неквалифицированная электронные подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) — это СМС-коды от банков, связки «логин-пароль» в личных кабинетах. Этот тип подписи имеет небольшую степень защиты. ФНС и другие государственные органы, например суды, не принимают документы, подписанные ПЭП.

ПЭП удобна тем, что для нее не нужно дополнительно устанавливать программное обеспечение. Некоторые компании используют этот тип подписи для ведения ЭДО с контрагентами или сотрудниками. Для этого стороны заключают соглашение о том, что признают ПЭП равной собственноручной.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет проверить, что документ был создан конкретным человеком, а информация в нем не менялась после подписания. От КЭП этот тип подписи отличается тем, что НЭП выпускают во всех удостоверяющих центрах, даже неаккредитованных.

Чтобы использовать НЭП для ЭДО с контрагентами или работниками, как и в случае с ПЭП, стороны подписывают соглашение о признании ее равной собственноручной.

Зачем нужен оператор электронного документооборота

Оператор — это компания, которая создает и поддерживает работу системы ЭДО. Сама система необходима для организации юридически значимого документооборота. Некоторые электронные документы компании могут пересылать по email, но не все. Например, электронные счета-фактуры разрешено передавать только через систему оператора ЭДО, приказ Минфина № 14Н. Это связано с тем, что передача данных в системе защищена шифрованием и делает обмен безопасным.

Обменивайтесь счетами-фактурами в пару кликов с Диадоком

Можно ли менять оператора ЭДО

Да, компания может сменить оператора. Для этого нужно расторгнуть договор с текущим и заключить с новым. Насколько быстро и просто получится это сделать, зависит от условий договора. Если на счету компании еще остаются неиспользованные исходящие, понадобится время для оформления возврата средств.

Сколько стоят электронные документы

В системе ЭДО есть входящие и исходящие документы. В зависимости от условий конкретного оператора, тарифицироваться могут оба типа, но обычно пользователи платят за пакет исходящих.

Стоимость отправки электронных документов в Диадоке зависит от размера пакета. Чем больше исходящих покупает пользователь, тем меньше он заплатит за один документ. Подобрать подходящий тариф можно по ссылке. Входящие в сервисе бесплатны с некоторыми исключениями: скачать прайс-лист.

Кто может пользоваться ЭДО

Пользоваться системой ЭДО могут:

• Компании и индивидуальные предприниматели. Обмениваются электронными документами с поставщиками, покупателями и сотрудниками. С помощью ЭДО они быстрее получают подпись второй стороны и ускоряют бизнес-процессы, а также упрощают ведение кадрового документооборота.
• Бюджетные организации. Больницы, школы, вузы, правительства регионов и другие учреждения обрабатывают большое количество документов. Для внутренних они часто используют системы электронного документооборота (СЭД). А сервисы внешнего ЭДО, такие как Диадок, помогают им ускорить работу с подрядчиками.
• Самозанятые и физические лица. Передают своим клиентам и принимают от них электронные документы. Это служит доказательством легальности деятельности и повышает степень доверия заказчиков. Подробнее об ЭДО для самозанятых в нашей статье.

Чаще всего ЭДО пользуются компании и ИП. Электронный документооборот особенно актуален, если они:

• работают со счетами-фактурами и взаимодействуют с ФНС;
• доставляют большое количество документов в другие регионы;
• хотят безопасно хранить большой архив;
• тратят много средств на доставку;
• имеют большой штат сотрудников.

Преимущества ЭДО

С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы.

• Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
• Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать, а доставка в системе ЭДО дешевле курьерской или почтовой.
• Упростить взаимодействие с ФНС. По закону 63-ФЗ подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут передаваться в ФНС.
• Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов. Она не допускает файлы с ошибками к отправке. Также проверить XML-файлы можно на сайте.
• Сэкономить время сотрудников. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. А подписывать и отправлять их можно пакетами в пару кликов.

Быстро получайте подпись второй стороны с Диадоком

Требования к рабочему месту для ЭДО

В зависимости от вашего оператора, технические требования для работы могут меняться. Для комфортной работы в Диадоке подойдут компьютер или ноутбук с современной операционной системой, подключением к интернету и КЭП. Подробные требования можно посмотреть по ссылке.

Где пройти обучение по работе с ЭДО

Разные компании и операторы предлагают онлайн- и офлайн-курсы для обучения работе с ЭДО. Они могут быть в платном и бесплатном форматах, продолжительностью в несколько часов или дней.

Контур.Диадок предлагает бесплатный онлайн-курс для знакомства с ЭДО и системой. Он создан совместно с Контур.Академией и состоит из четырех уроков:

• что такое ЭДО и зачем он нужен;
• как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот;
• об операторах ЭДО;
• практическая работа в сервисе.

Посмотреть, как работает Диадок, можно в коротком видео:

Чтобы помочь новым пользователям быстро вникнуть в основы ЭДО, команда Контур.Диадока разрабатывает целый ряд материалов, которыми можно свободно пользоваться:

для новичков;
• статьи в справочной Диадока; о работе в системе, изменениях в законодательстве и с рекомендациями для бизнеса; с пошаговыми инструкциями о работе в Диадоке.

Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, обратитесь в техподдержку Диадока.

Как перейти на ЭДО

Подключение к системе электронного документооборота обычно не занимает много времени. Все зависит от вашего оператора, наличия КЭП и необходимости интеграции с учетной системой. О том, как подобрать интеграционное решение, мы расскажем дальше в статье.

Если вы хотите просто получать документы от поставщиков, оставьте заявку на подключение к Диадоку. Для вас создадут личный кабинет, в который вы сможете войти по сертификату КЭП и найти своих контрагентов. Если у вас нет КЭП, мы поможем выпустить ее в УЦ Контура.

Чтобы не только получать, но и отправлять документы, потребуется приобрести пакет исходящих. Тогда схема подключения будет выглядеть так:

Поможем подобрать тариф под потребности компании

Виды документов для ЭДО

В ЭДО можно работать практически с любыми документами. Приведем список самых популярных типов, которыми компании обмениваются в Диадоке.

• Акт приемки-сдачи работ (услуг).
• ТОРГ-2.
• Товарная накладная (ТОРГ-12).
• Счет-фактура (СФ).
• Корректировочный СФ.
• Исправленный СФ.
• УПД.
• УКД.
• Исправленный УПД.
• Исправленный УКД.
• Акт сверки.
• Договор.
• Счет.
• Внутренняя накладная (ТОРГ-13).

Это не полный список возможных типов. Более подробный можно посмотреть по ссылке.

Требования к документам в системе ЭДО

Все электронные документы можно разделить на формализованные и неформализованные. Для первых ФНС разработала утвержденные и рекомендованные форматы XML. Для второго типа отсутствуют какие-либо требования по формату, ими можно обмениваться в любом виде.

К формализованным относят счета-фактуры, УПД и УКД. Передавать их можно только в утвержденном ФНС формате XML.

Частично формализованные — это ТОРГ-2, ТОРГ-12, акт выполненных работ, транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, акт сверки взаимных расчетов. Они получили от ФНС рекомендательный формат XML, но их также можно передавать в других форматах.

К неформализованным принадлежат счета, прайс-листы, ТОРГ-13, ТОРГ-14 и прочие. Этими типами можно обмениваться в любых форматах.

Как отправить документы через систему ЭДО

У сервисов ЭДО простой интерфейс, в котором интуитивно понятны базовые возможности. Например, в Диадоке вам нужно просто перейти в раздел «Документы» и нажать «+ Новый документ». На этой странице доступно создание документа прямо в системе.

Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить счет-фактуру, накладную, акт и УПД, остальные документы вы можете загрузить с компьютера. А после останется только нажать кнопку «Подписать и отправить». Диадок проверит вашу электронную подпись, и, если все в порядке, файл уйдет к получателю.

О том, как войти в сервис и начать работать в веб-версии Диадока, рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay:

Возможна ли интеграция системы ЭДО с учетной системой

Можно использовать веб-версию электронного документооборота или внедрить интеграционное решение для учетной системы. Второй вариант позволит компании работать с электронными документами в привычном интерфейсе.

Пользователям Диадока доступно четыре варианта интеграции:

• Модуль для 1С — готовое интеграционное решение для пользователей этой учетной системы. Подходит для актуальных версий программы и работает с большинством конфигураций.
• Диадок.Коннектор — облачное решение, которое интегрирует возможности сервиса без вмешательства в учетную систему компании.
• Решение для SAP — обеспечивает бесшовную интеграцию SAP ERP c Диадоком.
• API Диадока — на основе API компании разрабатывают собственные решения для нестандартных учетных систем.

Специалисты Диадока консультируют компании и помогают подобрать подходящее интеграционное решение. Выбор зависит от учетного решения компании, объема документооборота и других особенностей.

С помощью систем ЭДО компании обмениваются электронными документами с контрагентами. Юридическую силу таким документам придает электронная подпись. Чаще всего на электронный документооборот переходят крупные организации, но им также могут пользоваться и небольшие предприятия или предприниматели. ЭДО позволяет сократить расходы на печать и доставку, а также экономит время сотрудников.

Электронный документооборот для бухгалтерии

Электронный документооборот всё больше внедряется в нашу жизнь. Взаимодействие с банковскими учреждениями, налоговой инспекцией, внебюджетными фондами, поставщиками — всё это может быть организовано в цифровом формате, без необходимости распечатки документов на бумаге.

Законодательная основа для перевода первичной документации и счетов-фактур в онлайн была разработана несколько лет назад. Постепенно делопроизводство переходит в цифровой формат. Электронные документы вытесняют привычные бумажные.

Само слово «бухгалтерия» у многих ассоциируется с бесчисленными рядами папок и бумаг. Однако развитие информтехнологий сумело изменить и консервативную сферу бухучёта. Последние годы почти никто не заполняет учётную документацию от руки. Вся первичка формируется в компьютерных программах. Однако для передачи документной информации контрагентам или в соседний отдел часто приходится распечатывать её. Проблема решается путём перехода на новый формат обмена сведениями, без применения бумажных носителей.

Как решить проблемы документооборота

Изучая практики компаний различных отраслей, можно выделить следующие проблемы бумажного документооборота:

• низкая скорость поиска материалов;
• проблемы отслеживания движения бумаг на всех стадиях жизненного цикла;
• трудности с организацией контроля исполнения реалии;
• продолжительное время формирования и последующего согласования бумаг;
• появление многочисленных дубликатов.

Распространённой проблемой становится несоответствие названия материалов их содержанию. Недостатки регламентации, несогласованность сроков формирования и передачи информации — всё это также относится к числу трудностей.

Указанные минусы нивелируются путём введения систем электронного документооборота (СЭД), в том числе и в сфере бухгалтерского учёта на предприятии.

Электронный документооборот бухгалтерских документов позволяет сократить жизненный цикл материалов, способствуя росту эффективности и оперативности. Исключается риск потери бумаг. Поиск значительно упрощается и ускоряется, для этого достаточно знать хотя бы приблизительное содержание материала. При этом растут показатели надёжности и качества осуществляемого документооборота.

Электронный документооборот в бухгалтерии означает уход от бумажной волокиты и дублирования функций работников компании. Вся работа организована в онлайн-формате.

Этапы внедрения ЭДО

Для начала нужно отметить, какая существует нормативно-правовая база электронного документооборота в бухгалтерии. Важно строго соблюдать законодательство. Основным законом считается ФЗ № 149. Согласно пункту 4 статьи 11, обмен цифровыми сообщениями приравнивается к бумажному.

Но есть одно важное условие — наличие электронной подписи для документооборота в бухгалтерском учёте. Порядок удостоверения материалов с помощью ЭП оговорён нормативным актом ФЗ № 63. Электронный документооборот в бухгалтерии базируется на положениях пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402.

Порядок действий для организации документооборота в бухгалтерском учёте в электронном формате следующий:

1. Нужно подключиться к оператору ЭДО. Можно выбрать любую подходящую компанию.
2. Далее необходимо оформить сертификат ЭП. Сделать это несложно: нужно подать заявку в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи РФ, затем оплатить услугу и получить ключ. При наличии подписи потребуется просто зарегистрировать её в системе.
3. Понадобится установить специальное ПО, с которого планируется вести работу. Этот шаг можно пропустить, если речь идёт о мобильном устройстве и варианте с «Астрал.ЭДО». Бухгалтер может воспользоваться и «1С-ЭДО». Программные продукты позволяют передавать отчётность в налоговую инспекцию и иные органы. При этом процесс становится максимально автоматизированным.
4. Дальнейший этап — информирование контрагентов о переходе на ЭДО в бухгалтерии.

Чтобы вести бухгалтерский ЭДО, все материалы нужно заверять ЭП. Это понятие включает закодированные данные, необходимые для идентификации самого документа и подписавшего его лица — автора. Согласно ФЗ № 63 ЭП бывает трёх уровней:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Последний вариант даёт максимальную степень защиты информации. Для неё характерны:

• возможность идентификации автора документа;
• возможность отследить наличие корректировок в содержании;
• размещение проверочного ключа в специальном сертификате.

Материалы, оформленные и подписанные в цифровом формате с применением ЭП, имеют полную юридическую силу в бухгалтерском электронном документообороте.

Наличие электронной подписи позволит бухгалтеру дистанционно совершать все необходимые действия — подавать отчётность, закрывающие документы, иные файлы, которые нужны контрагентам либо налоговой службе. Существующее законодательство чётко оговаривает необходимость применения как раз усиленной квалифицированной подписи при сдаче годовых отчётов, формы РСВ-1 и налоговых деклараций.

Электронный документооборот в бухгалтерии обеспечит оперативную передачу первички в контролирующий орган и хранение таких файлов. В итоге это значительно упростит работу бухгалтера и сэкономит деньги компании.

Выгоды автоматизации документооборота

ЭДО бухгалтерских документов в рамках компании позволяет эффективно решить широкий спектр задач:

• Снижение расходов на печать. Сама бумага, обслуживание офисной техники, почтовые услуги — в итоге это складывается в немалую сумму. В особенности когда счёт материалов идёт на десятки тысяч рублей каждый месяц. Постоянное подписание договоров с контрагентами и большое количество отчётов влечёт за собой немалые расходы на канцелярию и копировальную технику. Перевод документооборота в цифровой формат позволяет уменьшить затраты на покупку бумаги и заправку принтеров на 80%.
• Экономия времени. Реализация всех процессов происходит быстрее. Высвобождается и время сотрудников, которые были заняты распечаткой и подготовкой к хранению множества бумаг. Не понадобится тратить время при отправке бумаг в другой конец страны или за её пределы.
• Удобство. Теперь доступ к документации можно получить с любого компьютера. Ещё один момент — цифровым материалам не требуется много места, ведь все они хранятся на удалённом сервере.
• Безопасность. Проявляется в виде защиты от несанкционированного доступа к материалам. Конфиденциальность гарантирована — сторонние лица не завладеют данными. Взломать ЭП практически невозможно. Дополнительно нет риска потерять важные материалы, даже если будет утрачена бумажная копия.
• Минимизация проблем с отчётами. Контролирующие инстанции положительно относятся к цифровым документам. Значительно упрощается взаимодействие с ФНС и другими ведомствами в онлайн-формате. При этом минимизируется риск ошибок, влекущих за собой штрафы.
• Не нужно содержать архив. Все сведения хранятся на собственном или взятом в аренду сервере и других носителях информации.

Переход на электронный документооборот в бухгалтерии вполне оправдан.

Какие документы можно передавать через ЭДО

Все виды взаимоотношений в бизнес-сфере начинаются с договора. При реализации сделки появляется бухгалтерская первичная отчётность. Положения пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402 оговаривают, что компания может перевести в цифровой формат любой первичный документ.

Результаты деятельности фирмы отражаются в сдаваемой отчётности. Порядок обмена сведениями с контрагентами компания может выбрать самостоятельно. А вот в случае с отчётностью всё строго — её необходимо подавать в цифровом виде. Плательщикам НДС нужно отправлять декларацию по указанному налогу лишь в электронном варианте, что оговорено в пункте 5 статьи 174 Налогового кодекса РФ. Все прочие налоговые отчёты потребуется оформить и сдать онлайн, если численность персонала организации превышает отметку 100 человек. Этот момент зафиксирован в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

Бухгалтерская отчётность подразумевала возможность выбора для бизнесменов, действовавшую до 2018 года. Однако теперь регламентирован порядок сдачи баланса и иных форм финансовых отчётов — лишь в онлайн-формате. Исключений мало: под них подпадают лишь малые компании. В скором времени и им придётся обязательно перейти на электронный документооборот в бухгалтерии.

Принципы ЭДО в бухгалтерии

Единый механизм электронного документооборота в бухгалтерском учёте организован на базе следующих принципов:

• Однократно выполняемая регистрация материала. За счёт этого можно гарантировать его однозначную идентификацию и оперативность исполнения.
• Непрерывность движения материалов.
• Единая база информации, за счёт чего исключается риск создания дубликатов.
• Эффективная организация поисковой системы даже при минимуме информации о документных материалах.
• Развитая система отчётности по статусам документной информации и её атрибутам.

Во многих ситуациях электронный документооборот в бухгалтерии упрощает работу с документными данными. Компании самостоятельно принимают решение о переходе на обмен сведениями с контрагентами в цифровом формате.

Продукты по направлению

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами . Попробовать бесплатно!

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Что такое электронный документооборот и как он работает

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Что вы узнаете

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

1. 1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
   Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
2. 2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
3. 3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
   Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

• Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
• Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
• Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
• Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
• Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

• В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
• Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
• Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
• По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

• возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
• разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
• персональные доработки СЭД под потребности компании;
• интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
• доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Подключить ЭДО в СБИС

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

1. 1. купить электронную подпись;
2. 2. подключиться к оператору данных;
3. 3. внедрить систему электронного документооборота.

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.